Перед вибором. Як правильно організувати тендер
2006-11-16 16:36:13
Часто трапляється ситуація, коли замовник, провівши тендер на проведення робіт, вибравши фірму, яка, на перший погляд, повинна задовольняти всім вимогам, виявляється абсолютно виснаженим до кінця робіт від великої кількості проблем, пов'язаних з їх виконанням, розчарований рівнем послуг, які він отримав, і здивований збільшенням вартості проекту. Таке становище в основному викликано тим, що тендери або не проводяться («один знайомий порадив»), або проводяться на основі даних реклами («погана фірма не витрачає стільки на рекламу»). Нагадаємо, що другий етап – власне і є визначення фірми для виконання робіт. Фірма, що стоїть першою в попередньому «короткому» списку, визначеному на першій стадії, запрошується потім взяти участь у другій стадії тендеру. Мета стадії 2 – спільно з фірмою – учасницею тендеру визначити необхідний обсяг проекту та форму контракту. Під час цієї фази замовник зможе пояснити вимоги і цілі проекту більш повно. Фірма-учасниця буде мати можливість відповісти і внести пропозиції на основі свого досвіду і добитися кращого розуміння вимоги та очікувань замовника. Крім того, ця фаза забезпечує доступ до порад і експертних знань верхній за списком фірми при виробленні найбільш повного обсягу передбачуваних робіт. На цьому етапі з'являється ще один шанс оцінити, чи стане яка зайняла перше місце в короткому списку фірма хорошим членом команди. Якщо замовник не зможе досягти угоди з цією фірмою з питання про обсяг проекту, запрошується наступна за списком фірма. РОЗРОБКА ОБСЯГУ ПОСЛУГ ТА УГОДИ На цій стадії замовник і перша за списком фірма починають спільну роботу по детальному обговоренню проекту. В ході цієї роботи має бути досягнуто докладне й найбільш повне взаєморозуміння між замовником та фірмою про кінцеву мету проекту з точки зору замовника. Фірма повинна з'ясувати всі подробиці бачення проблеми замовником, сформулювати свої пропозиції по всіх частинах проекту і спільно домогтися єдиного підходу для вирішення поставлених завдань. В процесі таких обговорень, які часто займають не один день, детально опрацьовуються всі складові проекту і визначається повний перелік необхідних робіт і необхідний їхній обсяг. Саме визначення обсягу робіт дозволяє фірмі сформулювати пропозицію по вартості виконання робіт та надати їх на погодження замовнику. Якщо вартість послуг не задовольняє замовника, то проводиться спільна робота по модифікації вартості робіт або ж по зміні обсягу робіт. На даному етапі фірма повинна надати замовнику повну інформацію, засновану на оцінках фахівців про наслідки, з якими може зіткнутися замовник у разі зміни обсягу робіт. Якщо в ході переговорів угода не може бути досягнуто, переговори з даною фірмою припиняються, і починаються переговори з фірмою, що стоїть другий за списком. Стадія третя: замовник і фірма після узгодження обсягів робіт та вартості послуг укладають договір на виконання необхідних послуг. Щоб уникнути суперечок і неузгодженості в ході робіт договір повинен бути ретельно опрацьовано. У договорі детально і точно вказуються точний обсяг робіт, вартість послуг, порядок розрахунків і т.д. Також треба прописати в договорі можливі перешкоди до виконання робіт та шляхи їх усунення. Наприклад, необхідно передбачити шляхи вирішення таких проблем, як відсутність будівельної готовності об'єкта до початку виконання робіт, що може порушити строки виконання робіт, вказати терміни здачі робіт фірмами-суміжниками і т.д. Для прикладу наведемо фрагмент можливого договору на проведення проектних робіт. «3. Обов'язки сторін. 3.1. Виконавець зобов'язаний: – виконувати роботи відповідно до завдання та іншими вихідними даними на проектування та договором, в обсягах та в терміни, встановлені сторонами в додаткових угодах до цього договору; – погоджувати готову робочу документацію із Замовником, а при необхідності разом із Замовником – з компетентними державними органами та органами місцевого самоврядування; – передати Замовнику готову робочу документацію. 3.1.1. Виконавець не має права передавати робочу документацію третім особам без згоди Замовника. 3.1.2. Виконавець гарантує Замовнику відсутність у третіх осіб права перешкодити виконанню робіт або обмежувати їх виконання на основі підготовленої Виконавцем робочої документації. 3.1.3. Виконавець бере участь у справах за позовами, пред'явленими Замовнику третіми особами, у зв'язку з недоліками складеної проектної документації. 3.2. Замовник зобов'язаний: – оплачувати Виконавцю виконані роботи відповідно до додатковими угодами, які є невід'ємною частиною цього договору; – використовувати робочу документацію, отриману від Виконавця, тільки на цілі, передбачені додатковими угодами, не передавати робочу документацію третім особам і не розголошувати містяться в ній дані без згоди Виконавця; – надавати необхідне сприяння Виконавцю у виконанні проектних робіт; – брати участь разом з Виконавцем в узгодженні готової робочої документації з відповідними державними органами та органами місцевого самоврядування. 3.2.1. У разі істотної зміни вихідних даних, а також внаслідок інших обставин, не залежних від Виконавця, які спричинили за собою значне подорожчання проектних робіт, відшкодувати Виконавцю що виникли в зв'язку з цим додаткові витрати. 3.2.2. У разі виникнення судового спору, пов'язаного з пред'явленням до Замовника позову третьою особою у зв'язку з недоліками складеної робочої документації, залучити Виконавця до участі в справі. 4. Порядок здачі та приймання робіт. 4.1. Передача оформленої у встановленому порядку проектної продукції здійснюється за актами здачі-приймання. 4.2. Виконавець передає Замовнику робочу документацію у кількості 4 комплектів в зброшурованому вигляді. 4.3. Здача-приймання оформленої в установленому порядку проектної продукції здійснюється в два етапи. Перший етап – здача проектної документації та отримання зауважень Замовника, другий етап – остаточна здача проектної продукції (після усунення зауважень) з підписанням акту здачі-приймання. 4.4. Приймання та оцінка якості проектної продукції, виконаної у відповідності з цим договором та додатковими угодами до цього договору, проводиться в частині її складу, технічної грамотності, економічності змісту, комплектності та оформлення, відповідності технічним завданням на проектування. 4.5. Приймання проектної продукції здійснюється протягом 10 робочих днів з дати отримання письмового повідомлення Виконавця про її готовності. 4.6. Замовник протягом 10 робочих днів з моменту отримання проектної документації зобов'язаний надіслати Виконавцю підписаний акт здачі-приймання або мотивовану відмову від приймання робіт. 4.7. У разі вмотивованої відмови від приймання робіт сторони в термін до 10 днів складають двосторонній акт з переліком необхідних доопрацювань і термінів їх виконання. Необхідні доопрацювання виконуються Виконавцем безоплатно. 4.8. При неотриманні Виконавцем від Замовника протягом 10 днів вмотивованої відмови від підписання акта здачі-приймання продукції, продукція вважається прийнятою Замовником і підлягає оплаті на підставі одностороннього акту здачі-приймання продукції. Всі розбіжності за якістю проектної продукції і її комплектності вирішуються шляхом переговорів або із залученням незалежних експертів ». У кожному конкретному випадку договір повинен бути всебічно проаналізовано технічними фахівцями і юрисконсультами обох сторін. МЕТОДИ ВИЗНАЧЕННЯ ВАРТОСТІ РОБІТ Відібрана в ході тендеру фірма, надаючи свої послуги замовнику, повинна окупити не тільки свої витрати на виконання робіт, але також і забезпечити собі достатній прибуток. Метою цього розділу і є пояснення, як саме розраховується вартість робіт, щоб замовники були повністю поінформовані про ці методики, коли вони проводять переговори з приводу оплати послуг вибраної фірми. Розглянемо кілька методів призначення вартості робіт. ВІДСОТКОВА ОПЛАТА Це досить поширений метод розрахунку вартості робіт, однак, варто помітити, не найкращий. Заснований він на тому, що вартість проектних і монтажних робіт обчислюється як відсоток від вартості встановлюваного обладнання. Для проектних робіт цей відсоток зазвичай становить 10-15%, для монтажних-40-50%. Даний метод може бути використаний для розрахунку вартості робіт з установки обладнання на малих об'єктах, але в ньому багато слабких місць. Наведемо простий приклад. Вартість лінійного димового пожежного сповіщувача, наприклад, складає 50 $, отже, вартість монтажних робіт з його встановлення може бути розрахована за даною методикою в сумі 25 $. У разі встановлення його на висоті 3,5 м монтажник може скористатися сходами-драбиною, і тоді вартість здається цілком адекватною. Однак при установці його на висоті 10 м монтажнику знадобиться підйомник, вартість оренди якого складе близько 100 $. У цьому випадку фірма зазнає збитки. Але головним недоліком цієї методики є те, що вибір обладнання проводиться на ранній стадії переговорів, перед початком проектних робіт. При детальному опрацюванні питання майже завжди з'ясовується, що така попередня оцінка не відповідає істинному стану речей на об'єкті, і тоді або знижується якість виконуваної послуги (заміна обладнання на більш дешеве, наприклад), або з'являються питання збільшення вартості робіт. ОПЛАТА у вигляді твердих СУМИ Цей вид оплати також є досить поширеним методом установки вартості виконання робіт. Обрана фірма погоджується на фіксовану вартість виконання узгодженого обсягу робіт. Дана методика має ту перевагу, що замовник завжди точно знає свою витратну частину. Проте не завжди представляється можливим підрахувати фіксовану вартість на початку проекту, особливо, якщо замовник недостатньо точно сформулював свої вимоги, і тому іноді дана сума коригується, коли обсяг роботи фактично буде відомий. РОЗРАХУНОК ВАРТОСТІ ПРОЕКТНИХ РОБІТ за нормативними документами Найбільш прийнятним способом оцінки вартості проектних робіт все ж є розрахунок на основі «Довідника базових цін на проектні роботи для будівництва. Системи пожежної та охоронної захисту ». Довідник розроблений ДП «ЦЕНТРІНВЕСТпроект» Держбуду Росії та ВАТ НВП «Спецавтоматика», схвалений і рекомендований для застосування листом Держбуду Росії від 28.09.99 № НЗ-3287/10.В основних положеннях довідника зазначено: 1.1 Довідник базових цін на проектні роботи для будівництва рекомендується для визначення базових цін з метою подальшого формування договірних цін на розробку проектної документації систем протипожежної й охоронної захисту підприємств, будівель, споруд. 1.2 Довідник призначений для застосування організаціями різних організаційно-правових форм, які мають ліцензію на виконання відповідних проектних робіт для будівництва та статус юридичної особи згідно із законодавством Російської Федерації. 1.3. Базові ціни в Довіднику встановлені в залежності від натуральних показників: площі, обсягу, кількості захищуваних об'єктів проектування без урахування податку на додану вартість. У Довідник включено такі системи: 1. Автоматичні установки водяного пожежогасіння. 2. Автоматичні установки пожежогасіння газові, модульні і імпульсної дії (порошкові, аерозольні та ін.) 3. Автоматичні установки пожежної сигналізації. 4. Системи оповіщення людей про пожежу. 5. Установки охоронної сигналізації. 6. Установки периметральної охоронної сигналізації. 7. Системи управління установками димовидалення. 8. Насосні станції установок пожежогасіння. 9. Прив'язка типових проектів резервуарів зберігання вогнегасної речовини для установок водяного і пінного пожежогасіння. Розділ 2 Довідника визначає порядок визначення базових цін на проектні роботи: 2.1. Базова ціна розробки проектної документації (проект + робоча документація) визначається за формулою: Ц = С х Кі, де Ц – ціна розробки проектної документації; С – ціна проектної документації, визначена за таблицями в тис. руб.; Кі-підвищуючий коефіцієнт, що відображає інфляційні процеси на момент визначення ціни. Рівень цін, що містяться в таблицях, встановлений за станом на 01.01.95 р. в масштабі цін, прийнятому з 1 січня 1998 р. Коефіцієнт перерахунку визначається Державним комітетом Російської Федерації по будівництву і житлово-комунальному комплексу «Про ціни на проектні та вишукувальні роботи на будівництво … »щокварталу. У кожному розділі представлена таблиця балів цін, на основі якої за формулою розраховується ціна проектних робіт. Після таблиць в кожному розділі є примітки, в яких наведені підвищують і знижуючі коефіцієнти. Для прикладу наведемо примітки до таблиці 3 «Автоматичні установки пожежної сигналізації» Примітки. 1. При наявності в приміщеннях, обладнаних АУПС, технологічних майданчиків, фальшстелею і фальшпідлог їх площа підсумовується з основною площею цих приміщень. 2. При визначенні ціни проектування установок пожежної сигналізації, що захищають об'єкт площею понад 25 000 мг, додатково до ціни п. 14 таблиці 3 додається 0,108 тис. руб. на кожні 1000 м2 захищається площі. 3. Ціна проектування установки пожежної сигналізації підприємств, будівель і споруд, для яких необхідно формувати імпульс на керування системами пожежного захисту та безпеки (димовидалення, оповіщення людей про пожежу, підпору повітря при пожежі та інші технологічні блокування), визначається з коефіцієнтом 1,5. 4. Ціна проектування установок пожежної сигналізації, суміщених з ручними пожежними сповіщувачами, визначається з коефіцієнтом 1,15. 5. Ціна проектування установок з ручними пожежними сповіщувачами (без установки автоматичних пожежних сповіщувачів) визначається за об'єкт за площею, що захищається установкою з ручними пожежними сповіщувачами, із застосуванням коефіцієнта 0,3. 6. Ціна проектування установки з застосуванням оптичних лінійних і світлових пожежних сповіщувачів визначається з коефіцієнтом 1,2. Після множення базової ціни на дані коефіцієнти (які необхідні для даного об'єкта), а також на коефіцієнт інфляції виходить ціна проектних робіт по даній системі. 2.7. Розподіл ціни проектної документації, визначеної за Довідника, на розробку проекту і робочої документації здійснюється за наведеною нижче таблиці і може уточнюватися за угодою між виконавцем і замовником. Вид документації Відсоток від базової ціни Проект (П) 25 Робоча документація (Р) 75 Разом 100 Розділ 2 Довідника містить вказівки щодо використання цін. 3.1. За об'єкт приймається загальна площа, що захищається комплексу будівель і споруд, що знаходяться на одній проммайданчику підприємства, які підлягають обладнанню установками пожежогасіння (водяні, газові, модульні і імпульсної дії). При наявності в захищуваних приміщеннях технологічних майданчиків, фальшстелею і фальшпідлог їх площа підсумовується з основною площею цих приміщень. 3.2. Ціна проектування установок пожежогасіння, пожежної та охоронної сигналізації для будинків і споруд з прихованою прокладкою інженерних комунікацій визначається з коефіцієнтом 1,2. За даним Збірника можна розраховувати і інші системи, обгрунтовуючи їх як наведену ціну для даного Збірника. Наприклад, систему контролю загазованості підземної автостоянки можна привести до таблиці 5 «Установки охоронної сигналізації». Деякі слабкострумові системи, такі як системи телефонізації, радіофікації можливо обраховувати за «Рекомендаціями з визначення укрупнених показників вартості будівництва та проектних робіт (базові ціни) для складання титульних списків ПІР по об'єктам, розташованим в Москві і лісопарковому захисному поясі і фінансується за рахунок коштів міського ( муніципального) бюджету »МРР-3.1.03-93. Вартість монтажних робіт можна визначити за Збірника МТСН 81.1-98 «Територіальні кошторисні нормативи для визначення вартості будівництва в Москві», Книга 3, Том 1, «Монтаж устаткування», розробленого АТ МЦЦС «Мосстройцени». В «Загальних положеннях щодо застосування розцінок на монтаж устаткування» наведені такі вимоги: 1.2. Расценки предназначены для определения базисной цены… сметной стоимости работ по монтажу оборудования… при строительстве новых, реконструкции предприятий, зданий и сооружений различного назначения, включая жилые и общественные здания. 1.3. Расценки… являются рекомендательными сметными нормативами, которые следует применять для формирования договорных цен на монтажные работы и стартовых цен при проведении конкурсов (торгов) на выполнение указанных работ. Таким образом, стоимость работ, рассчитанная по нормативным документам, является основой для проведения переговоров, так как отражает наиболее реальный уровень цены на данный вид работ. Являясь отправной точкой для дискуссии между заказчиком и фирмой-исполнителем, данная оценка стоимости позволяет определить наиболее адекватное решение в области финансирования работ. Хочется верить, что информация, изложенная в статье, поможет как представителям заказчика, так и фирмам, занимающимся инсталляцией слаботочных систем, более грамотно организовать первичный этап совместной работы на объектах, находить наиболее рациональные решения в переговорных процессах.
ДЖЕРЕЛО: Світ безпеки