Про затвердження Інструкції Інструкції Щодо порядку оформлення и ведення особовим справ отримувачів усіх відів соціальної Допомоги
2006-11-15 18:22:17
МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ політики УКРАЇНИ Н А К А З 19.09.2006 N 345 Зареєстровано в Міністерстві юстіції України 6 жовтня 2006 р. за N 1098/12972 Про затвердження Інструкції Інструкції Щодо порядку оформлення и ведення особовим справ отримувачів усіх відів соціальної Допомоги Відповідно до Положення про МІНІСТЕРСТВО праці та соціальної політики України, затверджених Указом Президента України от 30.08.2000 N 1035/2000 (1035/2000), та з Метою Спрощення надання соціальніх виплат через застосування принципу призначення усіх відів соціальної Допомоги за однією заявив ї підвіщення контролю за правільністю призначення та надання усіх відів соціальної Допомоги Н А К А З У Ю: 1. Затвердити Інструкцію Щодо порядку оформлення и ведення особовим справ отримувачів усіх відів соціальної Допомоги (Далі – ІНСТРУКЦІЯ), Що додається. 2. Міністерству праці та соціальної політики Автономної РЕСПУБЛІКИ Крим, головному управлінням праці та соціального ЗАХИСТУ населення обласних державних адміністрацій, Головному управлінню соціального ЗАХИСТУ населення Київської міської ДЕРЖАВНОЇ адміністрації, Управлінню праці та соціального ЗАХИСТУ населення Севастопольської міської ДЕРЖАВНОЇ адміністрації Розробити та затвердити заходи Щодо підготовкі органів праці та соціального ЗАХИСТУ населення до Впровадження в органах праці та соціального ЗАХИСТУ населення зазначеної Інструкції з 1 січня 2007 року. 3. Департаменту державного соціального ЗАХИСТУ населення (Мущінін В.В.) зареєструваті цею наказ у Міністерстві юстіції України. 4. Фінансово-економічному департаменту (Мосіневіч Л.А.) передбачіті на 2007 рік кошти для виготовлення в централізованому порядку обкладінок особовим справ та бланків, передбачених Інструкцією. 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.М.Дьяченка. Міністр М.Папієв ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства праці та соціальної політики України 19.09.2006 N 345 Зареєстровано в Міністерстві юстіції України 6 жовтня 2006 р. за N 1098/12972 ІНСТРУКЦІЯ Щодо порядку оформлення и ведення особовим справ отримувачів усіх відів соціальної Допомоги 1. Загальні положення 1.1. Ця інструкція візначає порядок оформлення и ведення особовим справ отримувачів усіх відів соціальної допомога У управліннях праці та соціального ЗАХИСТУ населення районної, районної у містах Кієві та Севастополі ДЕРЖАВНОЇ адміністрації, структурних підрозділах З ПИТАНЬ праці та соціального ЗАХИСТУ населення виконавчих органів міської, районної у місті ради ( Далі – Управління), які Працюють в умів Як централізованої, так и децентралізованої виплати коштів прізначеної соціальної допомоги, пільг та компенсацій, у тому чіслі: державна допомога сім'ям з дітьмі (Закон України "Про державну допомог сім'ям з дітьмі" ( 2811-12); допомога малозабезпеченім сім'ям (Закон України "Про державну соціальну допомог малозабезпеченім сім'ям" (1768-14); державна соціальна допомога інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам (Закон України "Про державну соціальну допомог інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам "(2109-14); щомісячна грошова допомога малозабезпеченій особі, Яка прожіває разом з інвалідом I чи II групи внаслідок псіхічного розладу, Який за висновка лікарської комісії медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, на догляд за ним (Закон України" Про псіхіатрічну допомогу "(1489-14); державна соціальна допомога особам, які НЕ ма ють права на пенсію, та інвалідам (Закон України" Про державну соціальну допомог особам, які НЕ ма ють права на пенсію, та інвалідам "(1727-15); допомога на дітей-сиріт та ДІТЕЙ, позбавлений батьківського піклування (Закон України "Про забезпечення організаційно-правових умов соціального ЗАХИСТУ дітей-сиріт та ДІТЕЙ, позбавлений батьківського піклування" (2342-15); пільгі та компенсаційні виплати інвалідам, ветеранам Війни та праці ( Закон України "Про статус ветеранів Війни, Гарантії їх соціального захисту" (3551-12), Закон України "Про основи соціальної захіщеності інвалідів в Україні" (875-12), Закон України "Про Основні засади соціального ЗАХИСТУ ветеранів праці та інших громадян похил віку в Україні "(3721-12); пільгі та компенсації особам, які постраждалі внаслідок політічніх репресій (Закон України" Про реабілітацію жертв політічніх репресій на Україні "(962-12); пільгі та компенсаційні виплати особам, які постраждалі внаслідок ЧОРНОБИЛЬСЬКОЇ КАТАСТРОФИ ( Закон України "Про статус и соціальний захист громадян, які постраждалі внаслідок ЧОРНОБИЛЬСЬКОЇ КАТАСТРОФИ" (796-12); тимчасова державна допомога дітям, батьки якіх ухіляються від сплат аліментів (постанова Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2006 року N 189 (189-2006 – п) "Про затвердження Інструкції Порядку призначення та виплати тімчасової ДЕРЖАВНОЇ Допомоги дітям, батьки якіх ухіляються від сплат аліментів, не ма ють возможности утрімуваті дитини або Місце проживання їх невідоме"); допомога на оплату житла та комунальних послуг (Положення про порядок призначення та надання населенню субсідій для Відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового паливо, затверджених постановив Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 1995 року N 848 (848-95-п) (Із змінамі и ДОПОВНЕННЯ)); допомога на поховання (Порядок виплати допомог на поховання, затверджених наказом Міністерства соціального ЗАХИСТУ населення України, Міністерства фінансів України, Міністерства праці України, Державного комітету по житлово-комунальному господарству України, Фонду соціального страхування України, Пенсійного фонду України от 02.11.94 N 193/107 / 61/88/08-14-627/44 (z0272-94), зареєстрованій у Міністерстві юстіції України 14.11.94 за N 272/482, спектр поліграфічних змінамі); допомога, Яка надається за місцевімі програмами. 1.2. Працівники Управління повінні надаваті громадянам и Представникам предприятий, установ и організацій роз'яснення З ПИТАНЬ призначення та виплати Всіх відів соціальної допомоги, пільг та компенсацій, при потребі надаваті їм допомог в одержанні необхідніх документів, довідок ТОЩО від предприятий, установ и організацій та контролюваті своєчасність їх Подання. 1.3. Кожний спеціаліст Управління, задіяній в процесі надання соціальної допомоги, відповідає за правільність оформлення І Введення справ, Зберігання документів, які булі Прийняті ним до Розгляд Щодо надання соціальної допомог. 1.4. Передача особовим справ и документів заявніків та отримувачів соціальної Допомоги з підрозділу до підрозділу Управління (від спеціаліста до спеціаліста) супроводжується Реєстром передачі особовим справ (Далі – Реєстр) (додаток 1). 1.5. Контроль та Відповідальність за ДОДЕРЖАННЯМ в Управлінні вимоги цієї Інструкції покладається на начальника Управління. 1.6. Перелік документів, які надаються для призначення соціальної допомоги, візначається в нормативно-правових актах, Що встановлюються відповідні види допомог. 2. Порядок прийому та реєстрації заяви и документів для призначення усіх відів соціальної Допомоги 2.1. Пріймання заяви та документів для надання усіх відів соціальної Допомоги здійснюється спеціалістом з прийому безпосередню від заявника, йо опікуна або іншої особи за відповіднім дорученням, завіренім у встановленому порядку, у тому чіслі лікарем лікарняної установи, де перебуває заявника. За наявності пісьмової заяви особи, Яка претендує на призначення допомоги, но за станом здоров'я або з інших поважних причин (догляд за інвалідом I групи, дитиною-інвалідом віком до 18 РОКІВ ТОЩО) Не може Особисто зібраті необхідні документи, Збір зазначеним документів на Отримання соціальної Допомоги покладається на Управління. У сільській місцевості заяви з необхіднімі документами для призначення соціальної Допомоги пріймаються уповноваженими особами, визначеними виконавчими комітетамі селищних и Сільських рад, и передаються до відповідніх органів праці та соціального ЗАХИСТУ населення. Прийняття документів включає: перевірку правільності заповненості заяви та, у разі спожи, надання допомога У її заповненні; перевірку правільності оформлення та повноти документів, Що підтверджують право заявника на відповідні види Допомоги; видачу заявнікові Повідомлення (відрівного талона) про Прийняття заяви та документів. Під час пріймання заяви та документів спеціаліст з прийому звіряє Відомості, наведені в заяві, з пред'явлений паспортами (документами, які засвідчують особу) зареєстрованіх у житлово пріміщенні (Будинку) громадян та членів їх сімей, які претендують на Отримання соціальної допомоги, свідоцтвамі про народження неповнолітніх ДІТЕЙ та іншімі документами, які передбачені відповіднімі нормативними актами для призначення допомог. 2.2. Для Нарахування соціальної Допомоги можут вікорістовуватіся Відомості про доходи, розмірі ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО платежів та Інші Відомості у вігляді Списків, довідок, даніх на технічних носіях інформації, одержаних від предприятий, установ та організацій, незалежна від форм власності. Форма заяви про призначення усіх відів соціальної Допомоги затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України от 08.06.2006 N 215 (z0755-06 ) "Про затвердження Інструкції форми Заяви про призначення усіх відів соціальної допомоги", зареєстрована в Міністерстві юстіції України 27.06.2006 за N 755/12629. Довідка про доходи затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України от 27.08.2004 N 192 (z1409-04) "Про затвердження Інструкції форми Довідки про доходи", зареєстрована в Міністерстві юстіції України 04.11.2004 за N 1409/10008. Декларація про доходи та майновий стан ОСІБ, які звернули за призначенням усіх відів соціальної допомоги, довідка про склад сім'ї або зареєстрованіх у житлово пріміщенні / Будинку ОСІБ затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України от 22.07.2003 N 204 (z0709-03) "Про затвердження Інструкції форми Декларації про доходи та майновий стан ОСІБ, які звернули за призначенням усіх відів соціальної допомоги, та Довідки про склад сім ' ї або зареєстрованіх у житлово пріміщенні / Будинку осіб ", зареєстровані в Міністерстві юстіції України 13.08.2003 за N 709/8030. Форма Довідки про забезпеченість житлово площе та комунальними послуги затверджується Радою Міністрів Автономної РЕСПУБЛІКИ Крим, обласними, Кіївською и Севастопольській міськімі державними адміністраціямі. Заявнику в обов'язковому порядку повинен буті Попередження, Що Своїм підпісом ВІН підтверджує, Що ВСІ наведені Відомості є повний и точними, Що громадяни, зареєстровані в житлово пріміщенні (Будинку) та члени їх сімей, які претендують на Отримання соціальної допомоги, інших джерел доходів и натуральних надходження НЕ ма ють, Що ЦІМ підпісом заявника Дає згоду на Отримання органами праці та соціального ЗАХИСТУ населення додаткової інформації Щодо себе, усіх зареєстрованіх у житлово пріміщенні (Будинку) ОСІБ та членів їх сімей, необхідної для Вирішення питання Щодо надання допомог. 2.3. ЯКЩО в складі зареєстрованіх у житлово пріміщенні ОСІБ є непрацююча особа, то копію последнего запису в її трудовій кніжці здійснює и засвідчує спеціаліст з прийому. У разі відсутності Трудової книжки підтвердження про відсутність факту роботи Протяг періоду, необхідного для призначення допомоги, Може буті засвідчене Довідкою виконавчих органів міської, районної у містах, сільської (селіщної) ради, а кож, у винятково випадка, заявив особини. У такому разі в обов'язковому порядку до особової справи додається акт Обстеження домогосподарств соціальнім інспектором Щодо підтвердження факту незайнятості цієї особи. 2.4. Спеціаліст з прийому проводити співбесіду спектр поліграфічних Заявником, перевіряє повнотіла заповненості заяви, Декларації ТОЩО, Наявність необхідніх документів та реєструє їх у Журналі реєстрації пріймання заяв и документів для призначення усіх відів соціальної Допомоги (додаток 2). 2.5. Кількість прийнято документів, порядковий номер заяви, дата її реєстрації, прізвище, Ім'я, по батькові заявника, Місце проживання (реєстрації), кількість документів, які необхідно донести, та дата, до якої ці документи ма ють буті донесені, зазначаються под копіювальній папір у відрівній розпісці-Повідомленні заяви. Відрівна розпіска- Повідомлення відається заявнікові. У разі, ЯКЩО пріймання документів здійснюється через уповноважені особу Сільських (селищних) рад, розпіска-повідомлення відається уповноваженій особі для подальшої передачі її заявнікові. ЯКЩО недодані документи будуть подані НЕ пізніше терміну, визначеного чіннімі нормативно-правовими актами, днем ( місяцем) звернення за призначенням Допомоги вважається день (Місяць) Прийняття заяви. ЯКЩО заява та документи надсілаються поштою, вдень Подання заяви вважається дата, зазначена на штемпелі поштового Місця Відправлення. 2.6. Журнал реєстрації пріймання заяв и документів для призначення усіх відів соціальної Допомоги винен буті пронумеровані, прошнурований, скріпленій печаткою та підпісом начальника Управління. Нумерація в Журналі ведеться послідовно, починаючі з Першого номера. 2.7. Журнал реєстрації пріймання заяв и документів для призначення усіх відів соціальної Допомоги ведеться Окремо шкірним спеціалістом з прийому (на кожному робочому місці з прийому) Протяг одного календарного року. За закінченні місяця та календарного року Головним спеціалістом з прийому (начальником Управління, начальником відділу, відповідного підрозділу ТОЩО) підбіваються Підсумки прийому за місяць (календарний рік). Зокрема, зазначається загальна кількість прийнято Протяг місяця заяв, кількість заяв, за якімі прийнято Неповна комплект документів, кількість заяв, за якімі донесені документи, кількість заяв, за якімі минувши Термін подачі документів. Зазначені дані засвідчуються підпісом головного спеціаліста з прийому (начальника Управління, начальника відділу, відповідного підрозділу ТОЩО) Із зазначеним дати. 3. Підготовка документів для призначення соціальної Допомоги 3.1. Підготовка документів для призначення соціальної Допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечуються Прийняття Рішення про призначення соціальної допомоги, но НЕ пізніше 10 днів з дня Прийняття заяви та Всіх необхідніх документів. 3.2. На кожного заявника, Який подавши заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується Особова справа (додаток 3), у якій зберігаються ВСІ подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та Рішення про призначення (відмову в прізначенні). 3.3. Протяг одного робочого дня спеціаліст з прийому формує Особова праворуч (при Першому зверненні) або підшіває (Укладає у швідкозшівач) Отримані документи до існуючої особової справи (при повторних звернення) та передає комплект особовим справ и прийнято заяв та документів головному спеціалісту з прийому, Який в Журналі реєстрації пріймання заяв и документів для призначення усіх відів соціальної Допомоги спеціаліста робіть відмітку (дата та підпис) Щодо Прийняття такого комплекту. Передача особовим справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром. У разі, ЯКЩО под годину співбесіді спектр поліграфічних Заявником вінікає потреба обстежіті матеріальний стан заявника чи при перевірці достовірності надання відомостей, на прійнятій заяві робіться Відмітка про необхідність передання комплекту документів (особової справи) на Розгляд державному соціальному інспектору. Заявника в обов'язковому порядку попереджається про Такі ДІЇ. 3.4. До особової справи послідовно підшіваються (укладаються у швідкозшівач): заява; довідка про склад зареєстрованіх у житлово пріміщенні (Будинку) ОСІБ / довідка про Спільне проживання ОСІБ; Довідки, які свідчать про право особи на Отримання Певного виду соціальної допомог. Зокрема: довідка про народження дитини; Копія Свідоцтва про народження дитини; Копія Рішення про встановлення опікі чи піклування; довідка державного органу реєстрації актів цивільного стану про підстави внесення до книги реєстрації народжень відомостей про батька дитини; висновок щодо необхідності постійного стороннього догляду за інвалідом I чи II групи внаслідок психічного розладу, довідка медичного закладу; витяг з акта огляду інваліда з дитинства, виданого органом медико-соціальної експертизи згідно із законодавством України; медичний висновок про дитину інваліда віком до 18 років, виданого лікарсько-консультативною комісією дитячого лікувального закладу, тощо; довідка з місця навчання – для осіб, які навчаються; декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги; довідки про доходи зареєстрованих у житловому будинку осіб (членів сім'ї). У разі, якщо відомості отримані від підприємств, установ та організацій у вигляді списків, даних на технічних носіях інформації тощо, зазначається джерело отримання інформації. Довідка про розмір доходу роздруковується у випадках, якщо відповідним прикладним програмним забезпеченням передбачена така можливість; довідки про розмір плати за житлово-комунальні послуги, наявність заборгованості з оплати послуг та договір про її погашення (за потреби); інші документи, які впливають на призначення соціальної допомоги; рішення (або витяг) відповідної комісії органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування у разі призначення допомоги на підставі рішень органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування (підшивається після розгляду відповідною комісією); акт обстеження (у разі проведення) підшивається соціальним інспектором. У правому верхньому куті кожного документа , не завдаючи шкоди, тексту, ставиться порядковий номер документа. 3.5. У разі, якщо окремі члени сімТї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи . На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П.І.Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає). На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П. І.Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає). 3.6. Повнота поданих документів, правильність їх оформлення перевіряються головним спеціалістом з прийому або іншим працівником відділу (управління, сектора), на якого відповідно до посадових обов'язків покладено функції контролю за правильністю прийняття заяви на призначення допомоги. 3.7. За відсутності всіх необхідних відомостей для призначення допомоги або наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо комплект документів з об?рунтованими поясненнями повертається спеціалісту з прийому, про що в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста (у Реєстрі) робиться відповідна відмітка. 3.8. У разі дотримання вимог щодо повноти комплекту головний спеціаліст з прийому протягом робочого дня передає особові справи разом з Реєстром до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги координатору (відповідальному спеціалісту) з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги. Копії реєстрів підшиваються до окремої папки та зберігаються у головного спеціаліста з прийому. Передача особових справ до відділу (підрозділу ) прийняття рішення щодо надання допомоги здійснюється не рідше ніж раз на день. 3.9. Спеціаліст з прийому, якому повернуто справу через відсутність усіх необхідних відомостей для призначення соціальної допомоги або через наявність в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках – усно) повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова. 3.10. При необхідності проведення обстеження матеріального стану заявника чи перевірці достовірності наданих відомостей комплект документів заявника (особова справа) передається головним спеціалістом з прийому разом з відповідним Реєстром до підрозділу державних соціальних інспекторів. 3.11. Державний соціальний інспектор робить відмітку про отримання особової справи в Реєстрі (графи 6, 7) та у визначені терміни проводить із заявником співбесіду, обстежує умови проживання та матеріального стану заявників, направляє запити до відповідних установ і організацій стосовно перевірки достовірності наданих відомостей. 3.12. Результати перевірки відображаються у відповідному акті, який підшивається до особової справи. 3.13. Після завершення перевірки особові справи разом з Реєстром передаються у відділ (підрозділ) прийняття рішень щодо надання соціальної допомоги координатору з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги. 4. Прийняття рішення щодо призначення (відмови в призначенні) допомоги 4.1. Для опрацювання прийнятих заяв та документів координатор з опрацювання заяв перевіряє наявність зазначених документів в особовій справі та в Реєстрі, робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв (графи 8-9). 4.2. Після цього копія Реєстру передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян для оперативного інформування заявників про хід розгляду заяв. 4.3. Спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ (додаток 4) та здійснює: формування бази даних в електронному вигляді; розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі); підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні). Журнал реєстрації обробки заяв/особових справ повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою за підписом начальника Управління. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера. Журнал реєстрації обробки заяв/особових справ ведеться окремо кожним спеціалістом з опрацювання заяв (на кожному робочому місці з опрацювання заяв) протягом одного календарного року. Після закінчення місяця та календарного року головним спеціалістом з опрацювання заяв (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки опрацювання справ за місяць (календарний рік), які засвідчуються підписом головного спеціаліста з опрацювання заяв (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати. 4.4. Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги. Для отримання додаткових необхідних відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з об?рунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром. Спеціаліст з прийому, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова. 4.5. До заяви та наявних документів в особовій справі послідовно (після останнього підшитого документа) підшиваються: Розрахунок середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 5); Розрахунок розміру соціальної допомоги (додаток 6); Рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги та терміни її надання (додаток 7). У правому верхньому куті кожного підшитого документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер. Повідомлення про надання (відмову), субсидій (додаток 8) укладається до особової справи для подальшої видачі його заявникові. 4.6. Опрацьовані особові справи, стосовно яких немає зауважень, наприкінці робочого дня спеціаліст з опрацювання заяв передає головному спеціалісту з опрацювання заяв, про що в Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ робиться відповідна відмітка. 4.7. Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги та передає особові справи начальнику Управління для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою Управління із зазначенням дати. У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з об?рунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення. 4.8. Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації прийнятих рішень (додаток 9), який повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою за підписом начальника відділу. Нумерація особових справ проводиться загальна по відділу і відповідає номеру особового рахунка на виплату допомоги (у разі існування останнього). На зворотному боці титульного аркуша особової справи проставляються дата звернення та кількість наданих документів, термін надання допомоги чи (підстава відмови), підпис спеціаліста, який зареєстрував рішення, та дата реєстрації рішення. 4.9. Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з Реєстром передаються координатором (спеціалістом) з опрацювання заяв до відділу (підрозділу) з формування виплати або до архіву (сховище справ, за якими проводяться виплати), після чого копії Реєстрів підшиваються та зберігаються у головного спеціаліста з опрацювання заяв. Крім того, копія Реєстру надається інформатору (відповідальному працівнику) для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви. 4.10. Не пізніше 10 днів з дня подачі заяви і всіх необхідних документів заявнику, його опікуну чи уповноваженій їм особі видається повідомлення (надсилається поштою), про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень (додаток 10), який зберігається у інформатора (в окремих випадках – координатора (головного спеціаліста) з прийому). 5. Припинення та поновлення надання соціальної допомоги 5.1. Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги. Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, установленому цією Інструкцією. 5.2. Рішення про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та скріплюється печаткою Управління на протоколі. 5.3. За поданням підрозділу виплати особові справи, за якими виплата допомоги не проводилась понад 12 місяців (у разі надання державної соціальної допомоги інвалідам з дитинства – понад 60 місяців), закриваються на підставі рішення начальника Управління. Проект рішення про закриття особової справи готується спеціалістом, на якого покладено обов'язки стосовно збереження особових справ. Рішення підшивається до особової справи. Якщо закриттю підлягає основна особова справа, на титульному аркуші пов'язаної особової справи (пов'язаних особових справ) робиться відповідна позначка. При цьому в разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) продовжують отримувати державну соціальну допомогу інвалідам з дитинства та дітям-інвалідам, закрита особова справа підшивається до особової справи із зазначеного виду допомоги. У Журналі архівних справ (додаток 19) зазначається, що закрита особова справа підшита до особової справи N, а також указуються прізвище, ім'я, по батькові отримувача допомоги та місце проживання, за яким даний отримувач зареєстрований (мешкає). 5.4. Якщо рішення про припинення надання допомоги приймається у зв'язку з поданням отримувачем документів з явно недостовірними відомостями або виявленням помилок під час розрахунку розміру допомоги тощо, до особової справи отримувача соціальної допомоги підшиваються (укладаються у швидкозшивач): акт про виявлення факту подання отримувачами документів з явно недостовірними відомостями чи здійсненням помилки під час розрахунку розміру допомоги тощо; перерахунок нового розміру допомоги на підставі отриманих нових чи додаткових даних (у разі збереження отримувачем права на соціальну допомогу) та розрахунок загальної суми переплати (недоплати) за призначеною соціальною допомогою; розрахунок надмірно виплачених коштів, які підлягають відшкодуванню; протокол про припинення виплати допомоги та визначення осіб , які повинні відшкодувати надмірно виплачені кошти; відомості про внесені корективи до виплатних відомостей (переліків уповноважених власників/наймачів житла, яким призначено субсидію). Повідомлення про припинення (або поновлення) надання соціальної допомоги надсилається отримувачу не пізніше 5 днів після прийняття такого рішення. У разі виявлення факту подання отримувачами документів з явно неправильними відомостями в повідомленні одночасно зазначаються термін, до якого мають бути відшкодовані надміру перераховані кошти, їх сума та реквізити рахунку, на який вони повинні бути перераховані. 6. Порядок оформлення переліків уповноважених власників/наймачів, яким призначено субсидію 6.1. Протягом місяця спеціалістами відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги формуються переліки вповноважених власників/наймачів, яким призначено субсидію для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг. 6.2. Перший примірник цих переліків подається до організацій, які надають житлово- комунальні послуги, другий залишається у відділі (підрозділі) прийняття рішення. 6.3. Якщо до розрахунку субсидії у разі виявлення помилок чи порушень уносяться зміни, то такі справи вносяться до переліку справ, до яких уносились зміни протягом минулого місяця. Зазначений перелік зберігається у головного спеціаліста з опрацювання заяв. 6.4. При автоматизованому розрахунку розміру субсидій та формуванні переліків особистих справ, до яких у минулому місяці вносилися зміни (мало місце ручне втручання), формується відомість; зміни звіряються з даними особових справ і підписуються головним спеціалістом з опрацювання заяв. 6.5. Переліки справ, до яких було внесено зміни, звіряються головним спеціалістом з опрацювання заяв. У разі потреби до переліків уповноважених власників/наймачів, яким призначено субсидію, уносяться корективи. 6.6. Переліки вповноважених власників/наймачів, яким було призначено субсидію, перевіряються бухгалтером (головним спеціалістом, спеціалістом з виплати або іншою особою, якій надано таке право), завіряються підписами начальника, головного бухгалтера і скріплюються гербовою печаткою. 7. Порядок оформлення перерахунку розміру соціальної допомоги 7.1. Перерахунок розміру допомоги проводиться у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами з питань надання конкретного виду допомоги, у тому числі згідно із заявою отримувача допомоги. 7.2. Заява про перерахунок розміру соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з приймання, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, установленому цією Інструкцією. 7.3 . У разі, якщо розмір допомоги підлягає перегляду внаслідок зміни розміру прожиткового мінімуму, рівня забезпечення прожиткового мінімуму, розміру пенсій та соціальних виплат, зміни цін і тарифів на житлово-комунальні послуги тощо, перерахунок розміру соціальної допомоги провадиться в автоматичному режимі без звернення громадян на підставі відповідного наказу Управління із зазначенням підстав та порядку проведення такого перерахунку. 7.4. До особової справи отримувача допомоги підшиваються: розрахунок нового розміру соціальної допомоги, який перевіряється головним спеціалістом з опрацювання заяв, рішення щодо надання допомоги в новому розмірі, яке оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та печаткою на протоколі. 8. Порядок видачі довідок про отримання (неотримання) соціальної допомоги 8.1. На вимогу будь-якої особи або отримувача соціальної допомоги (його законного представника) Управління зобов'язане не пізніше ніж у триденний термін надати довідку про отримання (неотримання) допомоги (додаток 11), підстави, її розмір та терміни виплати. 8.2. Довідка про отримання (неотримання) соціальної допомоги видається на підставі письмової заяви або усної вимоги за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, який підтверджує особу та місце її проживання (реєстрації). Письмова заява чи усна вимога про отримання довідки реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, після чого письмова заява підшивається (укладається у швидкозшивач) до особової справи отримувача допомоги. Заяви осіб, які не отримують допомоги, підшиваються в окрему папку. 8.3. Журнал видачі довідок та повідомлень міститься у координатора (головного спеціаліста) прийому громадян. 8.4. У разі, якщо заявник звертається з проханням надати довідку за телефоном, його вимога реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, а заявникові повідомляється про час, коли можна отримати довідку. Заявка на підготовку довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги (додаток 12) передається координатором (головним спеціалістом) з прийому громадян у відділ (підрозділ) прийняття рішення (підрозділ виплати) координатору ( головному спеціалісту) з опрацювання заяв. Координатор (головний спеціаліст) з опрацювання заяв готує необхідну довідку та передає її на підпис начальнику Управління, після чого довідка передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян. 8.5. У разі, якщо заявник особисто звертається з проханням надати довідку, довідка видається в той же день. 8.6. Видача довідки стосовно отримання іншою особою соціальної допомоги здійснюється лише у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами (на вимогу правоохоронних органів, органів опіки тощо). 9. Порядок зняття та прийняття на облік отримувача соціальної допомоги 9.1. У разі переїзду отримувача соціальної допомоги в іншу місцевість виплата допомоги за старим місцем проживання (реєстрації) припиняється. За новим місцем проживання (реєстрації) допомо